Molti utenti che utilizzano dispositivi Apple – nello specifico iPhone e iPad – sono soliti attivare la sincronizzazione delle note di iOS con il proprio account Gmail.
Nelle impostazioni di iOS, infatti, dopo aver collegato un account Google è possibile attivare la sincronizzazione di vari servizi: email, contatti, calendari e note. Quest’ultimo, tuttavia, non viene abilitato di default in fase di configurazione di un account Google, probabilmente per i motivi discussi in questo articolo.
Attivando la sincronizzazione delle note, tutti gli appunti creati nell’app Note di iOS possono così essere salvati in Gmail e visualizzati come delle email, con alcuni comportamenti particolari relativi a organizzazione, modifica e sincronizzazione di questi messaggi.
App Note di iOS e sincronizzazione con Gmail
Una volta abilitata la sincronizzazione, aprendo l’app Note di iOS verranno visualizzati due account in cui poter salvare i propri appunti: uno locale relativo all’iPhone o all’iPad, che è possibile sincronizzare con iCloud, e uno relativo all’account Google, collegato a Gmail.
Per salvare i messaggi in Gmail, quindi, è necessario selezionare prima l’account giusto e poi creare al suo interno la nuova nota. Nell’esempio qui in basso sono state create quattro note, tutte all’intero dell’account Google:
In Gmail queste note appaiono come delle email, ma con alcune particolarità:
- Etichetta “Notes”. In Gmail viene creata automaticamente un’etichetta “Notes” e tutti gli appunti salvati vengono etichettati e archiviati in questa etichetta.
- Il testo delle note non è modificabile. Non si tratta infatti di bozze e la sincronizzazione delle modifiche non è bidirezionale, quindi non è possibile modificare le note in Gmail per poi continuare a lavorarci dall’iPhone o dall’iPad.
- Eliminazione delle note. Se una nota viene eliminata da Gmail, questa finisce nel cestino e può essere eventualmente recuperata. Se invece viene eliminata dall’app Note, il messaggio viene eliminato direttamente senza finire in alcun cestino (né in quello di Gmail, né in uno specifico dell’app Note, che in realtà non è stato proprio previsto).
- Salvataggio delle modifiche. Quando una nota viene modificata dall’app, la versione aggiornata viene salvata in Gmail come un nuovo messaggio. Inizialmente, quindi, capita che appaiano dei messaggi duplicati, ma successivamente la versione più vecchia della nota viene eliminata direttamente, anche in questo caso senza passare per il cestino (quindi salta anche una possibile funzione di backup della cronologia delle modifiche).
Meglio non attivare la sincronizzazione delle note
Considerando il funzionamento un po’ insolito di questa applicazione, appare evidente come sia meglio evitare di usarla, e soprattutto evitare di sincronizzarne le note con Gmail.
La mancanza di una sincronizzazione bidirezionale risulta anacronistica, e l’impossibilità di utilizzare Gmail per la modifica delle note rende l’utilizzo di questo client ingiustificato.
I messaggi salvati in Gmail non costituiscono neanche una vera copia di backup delle note, poiché un’eliminazione accidentale delle stesse, avviata dal dispositivo, porta automaticamente alla cancellazione definitiva di questi messaggi, senza alcuna possibilità di recupero.
Il principale problema riportato dagli utenti, infatti, riguarda proprio la cancellazione involontaria di tutte le note sincronizzate con Gmail. Disabilitando la sincronizzazione, tutte le note vengono eliminate dal dispositivo, ma la copia presente in Gmail rimane archiviata nell’etichetta.
Se le note sono ancora salvate in Gmail significa che sono state semplicemente rimosse dall’app Note di iOS, e in questo caso sono recuperabili.
Spesso riabilitando semplicemente la sincronizzazione – cliccando sul pulsante nelle impostazioni (screenshot in alto) – le note non vengono recuperate nell’app. In questi casi è necessario eliminare l’intero account Google dalle impostazioni e risincronizzarlo, spuntando subito l’opzione relativa alle note.
Se invece le note non dovessero più essere presenti in Gmail, significa che dall’app è partito un comando di eliminazione delle stesse e, come spiegato precedentemente, in questo caso tutti gli appunti vengono eliminati direttamente e non sono recuperabili.
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La soluzione migliore al problema?
Non usate l’app Note di iOS: provate invece Google Keep. 😉
Google Keep è un servizio di Google dedicato al salvataggio di note, elenchi, promemoria, immagini e perfino audio! È l’ideale per prendere appunti, creare una lista per la spesa, segnare un promemoria o salvare al volo un’idea scattando una foto.
Il servizio offre strumenti potenti quali:
- Riconoscimento del testo presente nelle immagini (OCR)
- Organizzazione delle note in etichette
- Ricerca avanzata per tipo, etichetta, tema, persone e colori
- Condivisione delle note con altre persone
- Promemoria temporali e geolocalizzati
- Salvataggio di link al volo tramite il menù di condivisione di iOS
- Trascrizione automatica di una nota audio
- Conversione di una nota in un documento di Google Drive
Il servizio è disponibile tramite interfaccia web, app per iOS e app per Android. È inoltre disponibile anche un’estensione per Google Chrome, per salvare velocemente il link di una pagina che si sta visitando al computer.
È un servizio decisamente più completo e flessibile dell’app Note, che è disponibile solo per dispositivi iOS e con interfaccia web legata al sito iCloud, non associata quindi al vostro account Google.
Sono sicuro che provandola vi troverete benissimo, e a quel punto non avrete più bisogno di impostare strane sincronizzazioni o rischiare di perdere tutte le note per via di un errore. 😉