Importare contatti in Gmail tramite file CSV

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All’interno della suite dei prodotti Google, strettamente legato a Gmail troviamo Contatti Google, un servizio che ci permette di creare una rubrica online per organizzare tutti i nostri contatti, rendendoli accessibili ovunque tramite un qualsiasi dispositivo collegato a internet, e offrendo in particolare un’integrazione diretta con l’app rubrica dei nostri smartphone.

Se in passato abbiamo gestito i nostri contatti in modo alternativo – dalla semplice rubrica cartacea a programmi desktop per il nostro computer – dovremo in qualche modo trasferire tutti i nostri dati online, importandoli nel nostro account Google.
Programmi come Outlook, Thunderbird e Mail, così come servizi di posta come Outlook.com, iCloud e Yahoo!, permettono di esportare i propri contatti in formati più o meno standardizzati come il CSV (comma-separated values, o valori separati da virgola) e il VCF (vCard format, o semplicemente vCard), entrambi gestiti nativamente da Contatti Google.

Per procedere con il trasferimento dei nostri dati, quindi, possiamo fare riferimento alle guide ufficiali dei servizi utilizzati e cercare la funzione di esportazione dei contatti in uno di questi due formati. Potremo successivamente procedere con l’importazione del file nel nostro account.
In alcuni casi, tuttavia, i file generati da vari programmi e servizi non sono perfettamente compatibili con Contatti Google, in quanto non tutti i campi sono supportati. In questi casi, bisogna procedere con la creazione manuale di un file CSV, in modo da poter importare senza errori tutti i nostri contatti.

Vediamo insieme, passo dopo passo, come eseguire questa operazione. Con un po’ di pazienza, tutti i nostri contatti saranno salvati al sicuro nel nostro account!

1. Esportazione dei contatti 

Se i contatti sono già salvati online o all’interno di un programma del computer, possiamo consultare le guide ufficiali per cercare la funzione di esportazione.
Di seguito trovi le guide per i servizi più diffusi:

Per esportare i contatti dal sito Outlook.com (ex Hotmail/Live) è necessario collegarsi al sito people.live.com e cliccare in alto sul menù:

Gestisci > Esporta per Outlook.com e altri servizi

Partirà in automatico il download di un file CSV contenente tutti i contatti.

Per quanto riguarda iCloud, invece, viene generato un file nel solo formato VCF – il formato CSV non è supportato dalla Apple – che può essere importato in Contatti Google come un normale file CSV.

Una volta ottenuto il file, potremo procede con l’importazione nel nostro account Google (parte 3 della guida).

2. Creazione manuale di un file CSV

Se siamo riusciti ad esportare i contatti ma l’importazione in Contatti Google non è avvenuta con successo, o se abbiamo una rubrica cartacea o un vecchio cellulare da cui non è possibile esportare i nostri dati, a questo punto dovremo creare manualmente un file CSV.

Ma come si crea questo file, e come lo rendiamo compatibile con Contatti Google? Non preoccuparti! Per semplificare l’operazione, abbiamo già creato noi un modello online 😉

Apri il modello tramite questo link: modello importazione contatti

Esegui il login al tuo account Google e apri il file linkato. Clicca successivamente sul menù:

File > Crea una copia… > Ok

In questo modo avrai salvato una copia del documento in Google Drive, dove potrai modificarlo per aggiungere i tuoi dati direttamente online, senza bisogno di programmi desktop come Excel.

Non è necessario richiedere i permessi di modifica del file originale, è sufficiente crearne una copia come indicato qui sopra.

Fogli Google è un’applicazione gratuita per la gestione di fogli di calcolo. Non richiede installazione e la si può usare insieme ad altre persone, per collaborare alla creazione di un file o alla realizzazione di un progetto. Se non l’hai mai usata o hai dubbi su alcune delle sue funzioni, consulta direttamente la guida ufficiale del servizio.

2.1 Informazioni sulla compilazione dei vari campi

Il modello caricato online presenta più di 50 campi diversi. Normalmente vengono utilizzati solo quelli principali, come i dati personali, i numeri di telefono e gli indirizzi email, ma è possibile integrare molte più informazioni, liberandosi magari di appunti sparsi su altre applicazioni o servizi.

La prima riga del documento è l’intestazione, e questa non deve essere assolutamente modificata, altrimenti si rischiano errori in fase di importazione del file. La seconda riga, invece, è un esempio che abbiamo creato noi, per aiutarti nella compilazione dei dati. Una volta finito di inserire tutti i tuoi contatti, elimina la seconda riga per evitare l’importazione del contatto di esempio.
Ogni file CSV non può contenere più di 3000 contatti. Se ne devi importare di più, crea più file CSV.

Dal momento che l’intestazione è in inglese, vediamo di capire meglio insieme i campi principali e le informazioni da inserire:

Given Name: nome
Additional Name: secondo nome (se presente)
Family Name: cognome
Yomi: tutti i campi che riportano la dicitura “Yomi” sono riservati agli utenti giapponesi, i quali sfruttano questi campi per l’inserimento della pronuncia dei kanji. Gli utenti occidentali possono saltare queste informazioni, avendo un sistema di scrittura differente.
Name Prefix: titolo, ad esempio: dott., ing., avv., prof., mr., miss.
Name Suffix: il suffisso viene utilizzato principalmente nel mondo anglosassone, dove i nomi sono spesso seguiti da un titolo, come M.D. (medico) e Ph.D. (dottorato di ricerca)
Nickname: soprannome
Maiden Name: nome da nubile
Birthday: compleanno. La data può essere impostata in vari formati, come gg/mm/aaaa
Billing Information: dati di fatturazione
Occupation: professione
Notes: in questo campo è possibile inserire del testo per prendere nota di orari di apertura, giorni di chiusura o altro. Il formato RTF non è supportato e le informazioni non devono essere eccessive, perché se il contatto diventa troppo pesante (più di 128 kB) la nota potrebbe essere troncata.
Group Membership: in questo campo bisogna definire il gruppo contatti in cui inserire la scheda. Per aggiungerla ai “Contatti personali”, bisogna inserire il valore “* My Contacts”, con l’asterisco all’inizio del campo. Se il contatto appartiene a più di un gruppo, il separatore da utilizzare è rappresentato da “ ::: ”. In questo caso, la stringa diventa “* My Contacts ::: Gruppo 1”, e il contatto verrà etichettato come “Contatto personale” e “Gruppo 1”. Scrivendo solo “* Gruppo 1”, invece, il contatto verrà etichettato solo in questo modo, e non finirà tra i contatti personali.
E-mail: alcuni dati sono divisi in più campi. In questi casi bisogna fare attenzione alla seconda parte del nome presente nell’intestazione. Nel caso del campo “Email”, ad esempio, avremo la colonna con “E-mail 1 – Type”, in cui inserire il nome dell’etichetta associata all’email (ad esempio, “Email personale”), e la colonna “E-mail 1 – Value”, in cui inserire invece il valore, ovvero l’indirizzo email (ad esempio, “francescomario.rossi@gmail.com”). Se si vogliono inserire ulteriori indirizzi email, si possono duplicare entrambe le colonne e creare in successione i campi “E-mail 2 – Type” e “E-mail 2 – Value”, e così via.
Phone: questo campo è diviso come quello “Email” ed è previsto per l’inserimento dei numeri di telefono. Anche questo può essere duplicato se si dispone di diversi numeri.
Address: questo campo è diviso in otto parti: Type (nome dell’etichetta), Street (via), City (città), PO Box (numero civico), Region (provincia), Postal Code (codice postale), Country (stato) e Extended Address (quartiere).
Organization: relativo all’azienda in cui si lavora, anche questo diviso in più parti: Type (nome dell’etichetta), Name (nome dell’azienda), Title (titolo o ruolo del dipendente), Departement (dipartimento o reparto), Location (posizione geografica) e Job Description (descrizione).
Relation: definisce vari tipi di rapporti o relazioni, come ad esempio coniuge, figlio, madre, padre, partner, assistente o altri valori personalizzati.
Website: in questo campo, infine, è possibile inserire link a siti web e profili online, come quelli social di Google+, Twitter e LinkedIn.

Al momento non è possibile importare le foto profilo tramite CSV. Bisognerà quindi caricare le foto manualmente, aprendo le singole schede contatto, o se si vuole sincronizzare i contatti con il proprio smartphone, lasciare che vengano prelevate le foto da altre app presenti sul dispositivo.

3. Importazione

Hai esportato correttamente il file CSV o hai finito di compilare il modello online? Perfetto! Vediamo come procedere.

3.1 Salvataggio del file Fogli Google in formato CSV

Se hai appena compilato il file online utilizzando Fogli Google, a questo punto non resta che effettuare l’esportazione dei contatti in formato CSV. Per fare ciò, dalla pagina del modello aperto in Fogli Google è sufficiente cliccare sul menù:

File > Scarica come > Valori separati da virgola (.csv, foglio corrente)

Verrà così scaricata una copia del file nel formato selezionato.

3.2 Importazione

Finalmente possiamo procedere con l’importazione del nostro file!

Per eseguire la procedura, innanzitutto bisogna collegarsi alla pagina Contatti Google.
In modo predefinito viene caricata la nuova interfaccia del servizio, che al momento non supporta ancora l’importazione dei contatti. Dobbiamo quindi uscire dalla nuova interfaccia e tornare temporaneamente a quella vecchia, cliccando nel menù di sinistra su:

Altro > Chiudi l’anteprima di Contatti

Tornati alla vecchia interfaccia, possiamo cliccare in alto sul pulsante:

Altro > Importa…

e, nella finestra che compare, su “Scegli file”. Selezionato il file CSV che abbiamo preparato e scaricato, non resta che cliccare su “Importa”.

Finito! I contatti sono ora importati in Contatti Google, disponibili in Gmail e pronti ad essere sincronizzati con il tuo dispositivo mobile 😉

Oltre ai vari gruppi contatto impostati, nel menù laterale di sinistra troverai ora un nuovo gruppo creato automaticamente, che raccoglie tutti i contatti importati nell’ultima operazione eseguita.
Se l’importazione è avvenuta con successo, e non vuoi più visualizzare questo gruppo, è sufficiente entrare nel gruppo (cliccando sulla voce presente a sinistra) e cliccare in alto su:

Altro > Elimina gruppo

I contatti presenti non verranno eliminati, verrà solo cancellato il gruppo e l’etichetta presente nel menù di sinistra e sui contatti. Prima di eseguire questa procedura, però, apri alcune schede contatto per verificare che i dati siano stati importati correttamente.

Per altre operazioni relative ai contatti, puoi consultare la guida ufficiale di Gmail.

Se hai dubbi o hai riscontrato problemi nell’eseguire l’importazione, apri una discussione sul forum di assistenza di Gmail e indica di aver già seguito questa guida. I collaboratori del forum ti risponderanno prima possibile.

Happy contacts! 😉