Newsletter con Gmail? Meglio Google Groups.

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Molti utenti hanno spesso la necessità di inviare newsletter. Che si tratti di brevi comunicazioni a un gruppo sportivo, assegnazione di compiti alla propria classe, messaggi di auguri nelle festività o vere e proprie newsletter aziendali, l’invio di messaggi collettivi resta ancora oggi una pratica comoda per inviare comunicazione ad ampi gruppi, i cui membri difficilmente si ritrovano tutti sullo stesso social network o nelle stesse chat. Rispetto alla moltitudine di profili online e al proliferare di chat di gruppo su Hangouts o Whatsapp, l’indirizzo email resta ancora il mezzo di contatto più affidabile a cui destinare le comunicazioni importanti.

Col passare degli anni, tuttavia, l’invio di email collettive è diventata una pratica comune non solo di aziende e gruppi amatoriali, ma anche degli spammer. Le email di spam, infatti, presentano spesso gli stessi caratteri di una normale newsletter: invio di una stessa email a molti contatti, indirizzi dei destinatari inseriti nel campo “Ccn:”, presenza di immagini, link e spesso allegati.

A causa di questo motivo, col tempo i sistemi di sicurezza di Gmail sono diventati sempre più stringenti, rendendo spesso difficile l’invio di email collettive ai propri contatti. Sono stati introdotti limiti di invio, che impediscono di spedire email da web a più di 500 destinatari, o grandi quantità di messaggi che non vengano recapitati. Se le email sono inviate tramite client (Outlook, Thunderbird, Mail o simili), inoltre, i destinatari non possono essere più di 100 per volta. Questi limiti sono più flessibili per gli account Google Apps for Work.

Se non si rispettano tutte queste regole, si rischia una disattivazione temporanea del proprio account. Questi blocchi solitamente non durano più di 24 ore, ma in alcuni casi possono durare anche di più. In questi casi non si può fare nulla per accelerare la riattivazione dell’account, bisogna solo aspettare che vengano effettuati dei controlli e, nel caso non siano rilevate violazioni dei termini di servizio, attendere il ripristino automatico dell’account.

Chiunque invii messaggi simili dal proprio dominio verso indirizzi Gmail, inoltre, deve anche attenersi alle Linee guida per i mittenti di messaggi collettivi, per evitare che le proprie email vengano riconosciute come spam (per risolvere problemi di questo tipo, leggi anche quest’altra guida).

Come è possibile, quindi, inviare newsletter senza correre rischi?

Se utilizzi le email per lavoro, dovresti innanzitutto valutare il passaggio a Google Apps for Work, per usufruire di maggiori servizi, garanzie e sicurezza. Consultando la guida online troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno. Potrai inoltre contattare l’assistenza tecnica e iniziare il periodo di prova gratuito di 30 giorni.

Se invece non hai bisogno di un account aziendale, e cerchi solo un modo per comunicare con il tuo gruppo personale, la soluzione migliore è creare un gruppo in Google Groups.

Google Groups è un servizio per la creazione di gruppi di discussione, come i classici forum che si trovano online, ma è possibile configurare il gruppo anche per la gestione di una mailing list, in modo da sfruttare il sistema per l’invio di newsletter, che verranno ricevute dai membri come normali email. Scopriamo quindi come configurare correttamente Google Groups: in pochi minuti, sarai pronto ad inviare la tua prima newsletter! 😉

Configurazione di Google Groups per l’invio di newsletter

Come prima cosa, dobbiamo creare il nostro gruppo accedendo alla pagina principale del servizio. Assicurati di essere collegato con l’account da cui vorrai inviare le newsletter, e clicca quindi sul pulsante rosso con la scritta “Crea gruppo“.

Impostiamo subito le informazioni principali del gruppo, che compariranno anche come riferimento nella nostra newsletter. Scegliamo quindi nome e indirizzo email, e aggiungiamo anche una breve descrizione.

Controlla che la lingua di default sia impostata su Italiano e scegli la tipologia del gruppo in base alla finalità per cui lo stai creando. Nel nostro caso, selezioniamo la voce Mailing list.

Configura poi le autorizzazione di base, seguendo l’esempio riportato nello screenshot seguente. Clicca, infine, sul pulsante rosso in alto con la scritta “Crea“.

Successivamente dovrai risolvere un captcha e, un attimo dopo, il gruppo risulterà già attivo.

Prosegui, quindi, cliccando direttamente sul pulsante OK.

A questo punto ti ritroverai sulla home page del gruppo, dove potrai configurare le opzioni relative al profilo personale. Collega quindi il tuo profilo Google ufficiale, in modo da associarne la foto e le informazioni di base, e imposta un nickname che verrà utilizzato come nome utente e come mittente nelle email. Salva infine le modifiche.

Completate le informazioni del profilo, potrai aggiungere il gruppo ai tuoi preferiti e inserire un messaggio di benvenuto per l’interfaccia web, procedendo poi con la configurazione delle impostazioni avanzate cliccando sulla voce Gestisci in alto a destra.

Sulla sinistra troverai tutte le voci principali delle impostazioni. Clicca subito su Invita membri per procedere con il caricamento degli indirizzi della newsletter.

Inserisci tutti gli indirizzi separandoli con una virgola, e aggiungi sotto un messaggio che comparirà nell’email di iscrizione che riceverà ogni membro. Scrivi quindi una breve introduzione e informa gli utenti circa l’attivazione del nuovo sistema di newsletter che stai utilizzando. Clicca infine sul pulsante Invia inviti.

Se disponi già di una rubrica con molti contatti, per evitare di scrivere a mano tutti gli indirizzi puoi esportare i contatti in formato CSV e utilizzare Fogli Google per modificare il file.

Inizia quindi con l’esportazione dei contatti. Una volta scaricato il file CSV, caricalo in Google Drive e aprilo utilizzando l’applicazione Fogli Google. Elimina quindi l’intestazione (prima riga) e tutte le colonne con i vari dati, lasciano solo la colonna che contiene gli indirizzi email:

A questo punto spostati sul Foglio2 del documento (se non esiste, crealo cliccando in basso sul “+”) e nella prima cella in alto a sinistra (A1) inserisci la formula:

=TRANSPOSE(Foglio1!1:10)

Tra parentesi puoi notare il nome del primo foglio (Foglio1), seguito da un punto esclamativo, e l’intervallo di righe considerate (nel nostro esempio, le righe da 1 a 10). Modifica quindi la formula nel modo opportuno, indicando il nome del primo foglio e il numero di righe corretto. Al posto di inserire questi dati a mano, una volta scritto:

=TRANSPOSE(

puoi anche spostarti sul primo foglio ed evidenziare tutta la colonna con gli indirizzi. La stringa verrà completata automaticamente e non resterà che chiudere la formula con una parentesi e premere invio.

Ecco, quindi, che nel secondo foglio appariranno tutti i contatti disposti in riga, e non più incolonnati:

Infine non resta che esportare nuovamente il file in formato CSV, cliccando sul menù:

File > Scarica come > Valori separati da virgola (.csv, foglio corrente)

Apri quindi il file scaricato con un’applicazione come “Blocco note” di Windows o “TextEdit” di MaxOS, e potrai copiare tutti gli indirizzi e incollarli su Google Groups.

Una volta spediti gli inviti, ogni utente riceverà un’email di conferma, tramite cui dovrà accettare l’iscrizione alla newsletter cliccando sull’apposito pulsante. Nota in alto, nelle informazioni dell’email, il nickname e l’indirizzo del gruppo impostati che compaiono come mittente. Seguono poi il messaggio personale che hai inserito e la descrizione di base impostata subito all’apertura del gruppo.

Cliccando sul pulsante Accetta questo invito, all’utente comparirà subito la conferma di avvenuta iscrizione. Non trattandosi di un forum online, non sarà necessario accedere all’home page o inviare un messaggio al gruppo come suggerito dai link.

Continuando con le impostazioni del gruppo, spostiamoci adesso nella sezione Opzioni email. In questa pagina è possibile impostare un prefisso che comparirà automaticamente nell’oggetto delle email. Possiamo, ad esempio, impostare [Newsletter-azienda], in modo che le email siano facilmente filtrabili e rintracciabili da parte degli utenti.

Procedi poi con la rimozione delle informazioni del piè di pagina email, che rimandano all’interfaccia web del gruppo. Puoi anche aggiungere del testo fisso, come ad esempio i tuoi contatti personali, e impostare il comportamento delle risposte in modo che vengano inviate solo ai proprietari del gruppo. Ricorda, infine, di salvare in alto le nuove impostazioni.

Avanza quindi alla sezione Autorizzazioni di accesso e assicurati che queste siano impostate come nello screenshot seguente:

A questo punto esci dalle impostazioni e inizia a scrivere la tua prima newsletter, cliccando sul pulsante rosso Nuovo argomento.

Inserisci l’oggetto e scrivi il testo dell’email, aggiungendo anche allegati e immagini, e sfruttando l’editor avanzato per la composizione. Quando l’email sarà pronta per l’invio, clicca in alto sul pulsante rosso Pubblica.

Il messaggio appena inviato comparirà subito nella lista dei post del gruppo, dove potrai mantenere uno storico di tutte le newsletter inviate.

Dall’altro lato del monitor, tutti gli iscritti al gruppo avranno ricevuto il messaggio via email nella propria casella di posta.

Nota come Gmail metta subito in evidenza il link per disiscriversi alle tue email, in modo da evitare di essere segnalati come spammer. Sulla destra, invece, il widget Persone mostra i dati del tuo account Google, che andrà quindi impostato correttamente con nome e immagine del profilo.