Un anno dopo: restare con Gmail o passare a Inbox?

È passato più di un anno da quando Google ha lanciato Inbox, un nuovo servizio di posta pensato per gestire le email in modo più smart, da subito percepito come il successore di Gmail. Ma è davvero l’erede del servizio di posta più amato al mondo? Dal lontano 2004, a dieci anni di distanza, Google ha provato a rivoluzionare nuovamente il mondo della posta elettronica, e noi abbiamo realizzato un’analisi per mettere a confronto i due servizi.

Visualizza il documento online: Confronto Gmail e Inbox. 

La filosofia di Inbox

Il nuovo servizio ruota intorno ad una filosofia precisa: l’Inbox Zero.

Nel luglio 2007, l’esperto di produttività Merlin Mann partecipò a un Google Tech Talk, una conferenza per i dipendenti Google in cui spiegava il suo approccio alternativo alla posta elettronica, ritenuto poi da molti il “Santo Graal” della nostra vita digitale. Secondo il suo punto di vista, col passare del tempo le email si sono trasformate da un efficiente mezzo di comunicazione a un elemento di distrazione costante, sottraendo continuamente attenzione ed energie al proprio lavoro e alla sfera sociale.

Inbox Zero non significa svuotare semplicemente la propria posta in arrivo, ma imparare a gestire il proprio flusso di email, per far sì che la posta torni ad essere un efficiente strumento di produttività e comunicazione.

Per raggiungere questo obiettivo, è essenziale seguire delle nuove abitudini:

• Non lasciarsi distrarre da continue notifiche di messaggi in entrata: bisogna gestire le email solo in determinati periodi della giornata
• Eliminare i messaggi inutili e archiviare quelli meno importanti
• Posticipare le email che possono attendere
• Rispondere al volo ai messaggi veloci
• Contrassegnare le email importanti che meritano attenzione

Come si evince dalla nostra analisi, il team di Inbox non si è focalizzato sul ricreare le funzioni già presenti in Gmail, ma ha cercato di reinventare la posta elettronica concentrandosi proprio su questi punti della filosofia, introducendo novità quali:

1. Assenza di notifiche desktop e conteggio email da leggere
2. Raggruppamenti per organizzare meglio i messaggi nella posta in arrivo, offrendo anche flessibilità di notifica
3. Gesto di scorrimento (app) e comandi veloci (web) per archiviare o eliminare i messaggi
4. Possibilità di posticipare le email in base ad orari personalizzati
5. Pin per appuntare le email importanti, da richiamare in un attimo attraverso il pulsante dedicato
6. Categorie intelligenti per filtrare automaticamente le email in entrata
7. Possibilità di salvare promemoria all’interno della posta

È questo il nuovo modo di sopravvivere al caos dell’era digitale. Con gli strumenti giusti, possiamo riuscire ad azzerare il rumore di fondo che ci circonda e tornare a concentrarci sugli aspetti fondamentali della nostra vita sociale e lavorativa.

La potenza di Gmail

C’è un punto importante, però, che bisogna tenere presente. Nonostante Inbox e Gmail gestiscano di fatto lo stesso account e quindi gli stessi messaggi, i due servizi non sono perfettamente compatibili e le funzioni di uno sono spesso assenti nell’altro, portando talvolta anche a qualche conflitto. In Gmail non è possibile vedere le email appuntate né i promemoria, i messaggi non vengono raggruppati nella posta in arrivo, la funzione “posticipa” non è gestibile, inoltre mancano alcune categorie speciali come “Viaggi”.

E se in Gmail mancano le novità di Inbox, in quest’ultimo mancano invece le funzioni avanzate del primo servizio, a cui ogni power user si è abituato col tempo: filtri, applicazione etichette, contrassegni speciali, temi, messaggi offline, lab sperimentali, firma avanzata, importazione email, deleghe di accesso e integrazione con altri servizi Google, per citarne alcune. Caratteristiche fondamentali come i sistemi antispam e l’enorme spazio di archiviazione sono in comune a entrambi i servizi, ma per chi si è abituato alle innumerevoli funzioni di Gmail, il passaggio a Inbox si presenta inevitabilmente come una rinuncia a caratteristiche di cui forse non si può più fare a meno.

Per quanto la nuova filosofia possa risultare affascinante, da sole le novità di Inbox non riescono a spingere i power user ad abbandonare le potenzialità di Gmail, anche a causa di un’interfaccia concepita principalmente per piattaforme mobile, che risulta inefficiente in ambiente desktop.

Le app per smartphone e tablet

Sia Gmail che Inbox dispongono di un’app ufficiale per i sistemi Android e iOS, ma manca purtroppo il supporto alle piattaforme BlackBerry e Windows Phone, a causa del ridotto numero di utenti. Come per l’interfaccia web, anche le applicazioni mobile presentano delle differenze, che rispecchiano le diverse visioni che i due servizi hanno della posta.

Su Android, Gmail si presenta moderna e potente: interfaccia aggiornata con material design, funzione di client per servizi di terze parti, supporto alle funzioni principali dell’interfaccia web e massima personalizzazione delle notifiche rappresentano i punti di forza dell’applicazione. Inbox, da parte sua, rimane perfettamente allineata alle novità introdotte dal servizio, offrendo una splendida interfaccia che permette di sfruttare le funzioni promemoria, posticipa, raggruppa e appunta, senza soluzioni di continuità con l’interfaccia web.

Per gli utenti Apple, invece, la situazione è un po’ diversa. L’applicazione di Gmail per iOS non ha ancora ricevuto il dovuto restyling, presentando un’interfaccia diversa dall’ambiente Apple, così come dall’interfaccia web e dalle nuove linee guida del material design. Non vanta inoltre funzionalità avanzate quali la gestione di servizi esterni di terze parti e la personalizzazione delle notifiche, tutti motivi sufficienti a far preferire spesso l’applicazione nativa Mail, nonostante quest’ultima non supporti tutte le caratteristiche di Gmail, richieda una configurazione manuale e sia spesso causa di problemi con la posta, probabilmente a causa di un’errata configurazione da parte degli utenti.

Di conseguenza, Inbox rappresenta per gli utenti Apple un’ottima alternativa, che merita sicuramente una chance. La pulizia dell’interfaccia conquista immediatamente e la fluidità dell’applicazione offre un’esperienza davvero alternativa: basta lo scorrimento del pollice per archiviare, eliminare o posticipare un’email, con un clic si possono appuntare le email o creare promemoria, e le categorie intelligenti organizzano i messaggi e offrono novità come i “Viaggi”. È davvero la posta di nuova generazione.

Quale futuro per questi servizi?

Al momento Google ci presenta due alternative allettanti: da una parte Gmail, sempre più potente e avanzata, dall’altra Inbox, un nuovo modo di concepire le email.

In tanti si chiederanno: “Ma non potevano integrare direttamente in Gmail tutte le novità di Inbox?”. Probabilmente no. Come appena illustrato, i due servizi hanno una visione diversa della posta elettronica, e non si possono introdurre novità importanti senza rischiare di stravolgere il servizio originale, che proprio pochi giorni fa ha raggiunto il record di 1 miliardo di utenti attivi ogni mese. In certi casi è meglio ripartire da zero in vista di nuovi obiettivi.

Personalmente, da power user e Top Contributor del servizio resto fedele a Gmail, strumento irrinunciabile per l’organizzazione della mia vita digitale, ma senza dubbio vedo in Inbox uno splendido esperimento, che sta spingendo l’evoluzione delle email secondo principi di modernità e innovazione, come solo Google sa fare. Vale quindi la pena tenere d’occhio questo servizio, che in futuro avrà sicuramente per noi delle belle sorprese.